L’importanza di fare subito buona impressione

Oggi noi di Paracas Group, impresa di pulizie Milano, vogliamo parlare dei servizi di reception, più precisamente vogliamo parlare di questa mansione, dei suoi compiti: in poche parole, chi è il receptionist?

Il receptionist è la figura che si occupa dell’accoglienza dei clienti presso aziende, uffici, hotel, ristoranti, ospedali, enti pubblici, studi professionali, villaggi turistici, studi medici e tante altre realtà che presentano all’ingresso un’area deputata proprio al benvenuto.

Questa persona è quindi la prima che si incontra quando si entra in una struttura o in uno studio: è il primo contatto che il cliente ha con quella realtà e funge un po’ come un biglietto da visita. Immagina di interfacciarti con un receptionist in disordine, maleducato o che non ti presta attenzione. La prima cosa che penserai è che l’azienda stessa che lo ha assunto non si preoccupa dei suoi clienti, men che meno di accoglierli al meglio. Insomma ti farai subito una pessima idea dell’azienda con cui stai entrando in contatto.

Ecco perché chi ricopre il ruolo di receptionist deve essere una persona cordiale, educata e che sappia rapportarsi in maniera positiva e propositiva con ogni persona che arriva. Essendo il biglietto da visita aziendale, essa rappresenta la società e deve far subito una buona impressione al cliente o all’utente. Anche il suo abbigliamento, spesso regolato da norme aziendali, deve essere sempre ordinato e mai trascurato.

Il servizio di receptionist è quindi molto importante e non può essere demandato a persone che non sono preparate ad occuparsi dell’accoglienza. Per quanto scontato possa sembrare, non è sempre facile essere costantemente gentili, sorridenti e disponibili; è essenziale dimenticarsi, almeno durante gli orari di lavoro, di tutti i propri problemi e di tutto ci che potrebbe rovinare l’umore e l’accoglienza delle persone che si ricevono.

Consci di quanto sia importante e difficile questo lavoro, in Paracas Group, impresa di pulizie Milano, offriamo ai nostri Clienti il servizio di reception, un servizio appositamente pensato per tutte le realtà professionali e non solo che hanno bisogno di una persona di fiducia e preparata a presidiare l’ingresso, accogliendo nel migliore dei modi chiunque si presenti. Questo è solo uno dei servizi professionali che assicuriamo a tutti i nostri Clienti.

Compiti e skill del receptionist

Dopo aver compreso che il servizio di reception non è riservato solo agli hotel, passiamo adesso ad occuparci di un altro punto molto importante: i suoi compiti. Sicuramente l’accoglienza è molto importante, ma sarebbe estremamente riduttivo pensare che il compito del receptionist sia solo quello di salutare.

Tra i compiti di un receptionist vi sono:

• Fornire informazioni e indicazioni: spesso le persone chiedono informazioni e queste devono essere fornite nel pieno rispetto degli standard e del regolamento della struttura in cui ci si trova e dell’azienda stessa;
• Accompagnare: a volte viene richiesto al receptionist di accompagnare gli utenti in un determinato luogo, aiutandoli così ad orientarsi meglio e a giungere a destinazione senza problemi;
• Vigilare: anche se il receptionist non è una guardia vera e propria, è comunque opportuno che controlli gli ingressi per assicurarsi che non vi siano problemi tali da richiedere supporto, garantendo così maggior sicurezza;
• Mansioni amministrative: tra le mansioni che può svolgere vi sono anche quelle più di ufficio come rispondere e smistare le telefonate, occuparsi delle e-mail e della posta, fino ad archiviare documenti.

A questi importanti compiti se ne aggiunge anche un altro, quello di supporto ad altri reparti, ai colleghi e ai superiori, a seconda delle necessità. Una mansione molto importante soprattutto nelle grandi aziende è la gestione e la pianificazione della sala riunioni, fornendo ai visitatori eventuali cartellini identificativi. Anche l’organizzazione dell’agenda degli appuntamenti è generalmente una sua mansione.

Come puoi vedere il receptionist non si limita a salutare e a sorridere, ma si occupa di tantissime incombenze tutte molto importanti, perché è anche grazie al suo aiuto se l’azienda funziona bene e si crea una buona reputazione.

L’orario di lavoro è legato ovviamente agli orari di apertura e chiusura della struttura in cui si trova. Normalmente per uffici, studi professionali, aziende gli orari sono tradizionali dal lunedì al venerdì, mentre per le strutture ricettive o aziende che lavorano anche di notte, gli orari variano e possono essere più flessibili, magari su turnazioni. 

Questa figura professionale deve avere una predisposizione ai rapporti interpersonali e al contatto con il pubblico. Deve inoltre saper parlare molto bene l’italiano, l’inglese e possibilmente anche una seconda lingua straniera: in una città cosmopolita come Milano sono sempre numerosi i turisti e gli stranieri, motivo per cui la conoscenza delle lingue non può essere sottovalutata. Anche la conoscenza informatica è una skill importante per un eccellente utilizzo dei sistemi gestionali interni e della posta elettronica.

Riassumendo le competenze richieste per essere una receptionist sono:

• Conoscenza dei principi di customer care;
• Abilità comunicativa (telefonica, via e-mail e di persona);
• Capacità di utilizzo dei principali dispositivi informatici e software gestionali;
• Conoscenze di base di tipo amministrativo/contabile;
• Attitudine alle relazioni con il pubblico, gentilezza e disponibilità;
• Capacità di gestire contemporaneamente molte attività diverse (multitasking);
• Attenzione ai dettagli;
• Problem solving.

Receptionist interno o receptionist esterno?

Ed eccoci al problema comune a molte realtà: meglio avere un receptionist interno e quindi regolarmente assunto dall’azienda o è meglio averlo esterno e quindi lasciare che sia un regolare dipendente di un’azienda di servizi come Paracas Group, impresa di pulizie Milano?

Alcune società continuano a preferire la prima alternativa, optando per l’assunzione di uno o due receptionist che possono alternarsi alla guida dell’accoglienza. Nonostante questo, però, sono sempre di più le realtà che preferiscono demandare il tutto ad aziende di servizi.

Il motivo di questa scelta è semplice. Avere nel proprio organico una persona deputata alla reception espone l’azienda a problematiche come ferie, malattie, infortuni, problemi che si traducono sempre con il turno scoperto. Anche se si assumessero due persone che si alternano nel servizio, le possibilità di disservizio non sarebbero annullate: cosa faresti se mentre una persona è in ferie l’altra si ammala? Turno scoperto.

Affidandosi invece ad aziende di servizi come noi di Paracas Group, impresa di pulizie Milano, non ci saranno mai problemi di turni scoperti e sarà sempre garantita la regolarità del servizio, perché sarà nostro compito fare in modo che vi sia sempre qualcuno a presidiare la reception per tutto il tempo necessario.

Ovviamente in Paracas Group, impresa di pulizie Milano, ci assicureremo di inviare persone perfettamente formate e preparate a ricoprire il ruolo al meglio, trasmettendo professionalità ed educazione a chiunque entri in contatto con loro. Inutile dire che questo influenzerà positivamente l’immagine aziendale.

Paracas Group Milano: l’impresa multi service di cui ti puoi fidare

Paracas Group non è un’impresa di pulizie Milano come tante altre, ma in anni di attività abbiamo differenziato i nostri servizi per rispondere ai bisogni sempre diversi e pressanti dei nostri Clienti. Il servizio di reception o di portierato rientra proprio nella volontà aziendale di garantire servizi di alta qualità e consentire ai Clienti di non doversi preoccupare di alcune incombenze.

Semplificare la vita dei nostri Clienti rientra tra i nostri compiti. Per semplificarla non ci limitiamo a garantire pulizie professionali eseguite nel massimo rispetto di cose e persone e ricorrendo ai migliori prodotti presenti sul mercato, ma anche fornire personale altamente qualificato a ricoprire ruoli come quello di portiere i di receptionist.

Consulta i nostri servizi di pulizia e i servizi extra: troverai servizi professionali all’altezza delle tue aspettative. Ti ricordiamo inoltre che prima di prenotare il tuo servizio, puoi richiedere un sopralluogo senza impegno da parte di uno dei nostri tecnici ed esporgli tutte le tue richieste. Sarà nostra cura preparare un preventivo gratuito e altamente personalizzato che tenga conto di tutte le tue richieste e di quanto riscontrato in fase di sopralluogo.

Se desideri ricevere maggiori informazioni o se vuoi fissare un appuntamento non esitare a contattarci.